一般工程的質量除了能通過工程本身反映外，資料也是很重要的一個環節，通過資料能反映出工程所使用材料的優劣、工序與工序之間操作是否符合規范的要求、工程是否按圖施工、是否有所變更等。作為監理資料員，嚴格把好這道關，做好資料的收集、復核、整理工作，在工程中有著舉足輕重的作用。
    監理工作能否順利開展，與監理資料員的工作與能力關系很大。監理資料員必須注意到整個工程的方方面面，從工程實體到材料使用，都要嚴格控制。在日常工作中，必須配合整個監理組工作，必須負責監理資料的收集、匯總及整理，通過對資料的復核、檢查資料是否符合規范要求，發現問題及時協助監理工程師督促有關單位進行整改，通過資料的整理，參與監理月報的編寫。通過現場的巡視，及時發現工程中存在的各種問題、隱患，并記錄下來，協助現場監理督促整改。作為監理資料員也需全面分析工程的情況，并定期向總監理工程師報告工程實施情況，對工程中存在的重大問題及時匯報和請示總監理工程師，使問題盡快得到解決。
    作為監理資料員，對資料的收集、整理工作是首要任務。首先，必須明確資料收集的范圍。在開工初期，必須督促施工單位報審其施工人員資質、設備檢定報告、施工組織設計、開工報審等等，及時交總監理工程師審核確認，之后整理匯集。
    隨著工程施工的逐步進展，從由建設單位提出的工程變更、技術核定等到由施工單位上報的工程報驗、材料報審、各種材料的準用證及檢測報告等，都應及時收集、整理。對施工單位報審的資料，經過監理工程師審核簽字，作為資料員也應該認真檢查其內容是否符合相關的要求。材料進場時應做好見證取樣登記臺帳、材料進出場臺帳的工作，準確核對質保資料與實物是否相符，有無違反有關規定的材料。對于各方往來的文件做好收發文登記，對工程變更、技術核定等涉及工程施工的資料，還必須及時傳遞給每一位相關的監理人員，使他們及時了解工程的變更。在工程施工過程中，這樣那樣的問題出現是難以避免的，此時，就要協助現場監理工程師做好監理工作聯系單、監理工程師通知單的工作。隨著工程主體結構臨近竣工，各種分包工作隨之進入，如塑鋼門窗、外墻涂料、屋面防水、油漆等裝飾工程，這時除了繼續督促施工單位搞好工程報驗、材料報驗的工作，還要督促總包方對分包單位的相關資料的報審，包括審核分包單位資質、人員崗位證書、材料的質保資料等。在工程施工過程中，監理資料員要負責對每次的工程例會做好記錄，以便歸檔。資料日漸增多，還應該按監理單位的檔案管理要求對工程資料進行編號歸檔，通過分門別類的歸檔，使人一目了然。
    裝飾工程臨近結束時，就要為工程驗收做好準備。此時，監理資料員就要協助現場監理做好各裝飾分項工程的實測實量工作，并將有關數據做好記錄。將開工以來所有資料全部整理起來，協助監理工程師編寫工程竣工報告，準備驗收。當驗收完畢，監理資料員除了整理所有資料，還要協助現場監理督促施工單位對工程中存在的問題進行整改。
    工程施工過程中，現場和資料是相輔相成的。資料員不單只是收集和整理資料，還應該了解現場施工情況、材料進場情況，這樣才能督促施工單位及時做好隱蔽工程報驗、建筑材料報審及材料的取樣送樣工作。同時，作為監理資料員也應熟悉相關的施工工藝及施工規范，這是大部分作為監理資料員所欠缺的，也是每個監理資料員必須加強學習的，這樣才能配合好資料的工作。因此，作為監理資料員要加強資料和現場的聯系，做到現場和資料兩不誤，這樣才能真正做好監理資料員的工作。
    作為監理資料員，還應該不斷學習新知識，因技術、材料等是不斷更新的，只有通過不斷地學習，補充自身的不足，才能適應發展的需要。對其他工程的資料做得好的方面，應該虛心學習、吸取經驗。通過與其他監理機構的相互交流、相互學習，取長補短、不斷完善，真正做好監理資料員的工作。