在公路工程項目建設過程中,參與主體有業主、設計單位、施工單位、材料設備供應單位、監理單位及咨詢單位等等,而參與項目建設的單位眾多,幾十家,幾百家甚至上千家,形成了非常復雜的項目組織系統。由于各參與成員所站的位置存在差異,所審視的角度不同,分工的差異,致使他們具有不同的任務、目標和利益等等,在項目建設過程中,都企圖指導、干預項目的實施,獲得自身利益的最大化,最終造成了各參與成員利益相互沖突的混亂局面。 
    

1業主與監理單位的協調溝通

    業主與監理單位溝通是業主協調溝通管理的重點。公路工程項目時間緊、任務重、涉及面廣,工程的建設管理非常復雜,業主又由于自身時間、精力和專業等方面的限制,不可能將全部管理工作由自己來完成。因此,業主通過委托協議和合同,授權監理工程師對工程項目進行四控制、兩管理、一協調工作(即投資、工期、質量和安全控制,合同和信息管理,參加建設各單位之間的工作協調)。在工程建設過程中,業主處理好與監理方的關系,對整個工程建設的順利進行起到極為關鍵的作用。我們應該在工程建設過程中,加強業主與監理的溝通,通過協調,讓業主單位充分了解監理的能力,對監理服務可能達到的效果充滿信心,另一方面監理方亦可以了解建設方的意圖、需要和關注焦點等信息,在分析信息的基礎上,向業主方提供專業的、有針對性的監理服務。
    為實現業主與監理的和諧關系,監理除嚴格按監理合同規定履行職責,編制監理規劃、監理月報,召開監理例會、專題會議以及技術交底會,圖紙會審會外,更應樹立起顧客至上的監理觀念,尊重業主代表,遇事主動和業主代表協商,維護業主的合法權益。若業主對監理工作不了解、不理解時,提出一些不恰當的要求,要采取適當的方式加以說明或解釋。對于原則問題,可采取書面報告等方式說明原委,向業主提出建議,使業主能夠做出正確的決定。
    

2業主與設計、施工等承包單位的協調溝通

    承包單位首先要理解業主單位的建設意圖、理解總目標、反復閱讀合同或項目任務文件,從而確定承包單位部今后的工作目標與方法。承包單位明確了項目的目標,項目的參與者對項目的總目標達成共識,溝通為總目標服務,以總目標作為群體目標,作為大家的行動指南。當業主與承包單位之間、各分包商之間產生矛盾時,溝通的目的就是要化解組織之間的矛盾和爭執,使在行動上協調一致,共同完成項目的總目標。另外,承包商通過與業主暢通的溝通交流,應能夠及時領會業主對項目的各種信息、目標及其變化,并將業主的要求得以迅速的貫徹實施。其次,業主與承包單位一起投入工程項目實施過程,而不僅僅是業主知道某一部分或一個成果。業主單位通常是其他專業或領域的人,并不是施工專業人員,所以他們對項目施工懂的較少。承包單位及時將對合同的履行情況和項目的實施進展情況及實施期間遇到的問題和要求,通過溝通手段及時反映給業主,讓業主理解項目施工過程,使他成為專家,減少他的非專業干預和指揮,在業主決策之前讓他有充分的信息,讓他了解項目的全貌、項目實施情況、方案的利弊得失和對目標的影響。尊重業主,隨時通報情況以及及早通知業主應由他完成的工作。業主對項目參與的全過程,能加深他對項目困難的印象,使他的決策更為符合實際,在一定程序上予以支持。業主與承包單位雙方對項目理解越深,期望越清楚,則爭執越少。
    

3業主與供應單位的協調溝通

    業主應在項目管理實施規劃的指導下,認真做好材料需求計劃,充分考慮材料供應商的生產能力、資質及信譽,認真調查市場,在確保材料質量和供應的前提下選擇供應單位。選擇適當的材料采購價格,保證供應商的正常利潤。為保證雙方的順利合作,業主應與材料供應單位簽訂供應合同。合同中明確調價條款,明確規定材料拖期責任,明確違約條款。另外,業主與材料供應商可以建立基于業務的長期合作關系,與一些關鍵材料供應商簽訂長期供貨協議,培育相互信任的良好關系。
    

4承包單位與監理單位的協調溝通

    為建立承包單位與監理單位良好的合作伙伴關系,一方面,從承包單位的角度看,承包單位應及時向監理機構提供有關生產計劃、統計資料、工程事故報告等,應按《建設工程監理規范》的規定和施工合同的要求,接受監理單位的監督和管理,搞好協作配合。承包單位應充分了解監理工作的性質、原則,尊重監理人員,對其工作積極配合,始終堅持雙方目標一致的原則,并積極主動地工作。在合作過程中,承包單位應注意現場簽證工作,遇到設計變更、材料改變或特殊工藝以及隱蔽工程等應及時得到監理人員的認可,并形成書面材料,盡量減少與監理人員的摩擦。承包單位應嚴格地組織施工,避免在施工中出現敏感問題。與監理人員意見不一致時,雙方應以進一步合作為前提,在相互理解、相互配合的原則下進行協商,承包單位應尊重監理人員或監理機構的最后決定。另一方面,從監理單位的角度看,既要維護建設單位的利益,也不能損害承包單位的合法利益。監理單位應意識到,監理單位與承包單位的關系是監理與被監理的關系,但又是平等主體的關系,在觀念上應該認為自己是提供監理服務。監理人員要克服用上級與下級、領導與被領導的態度處理工程中的諸多事情,盡量少的對承包商行使處罰權,或經常以處罰相威脅,應強調各方面利益的一致性和地位的平等。另外,監理工程師依據工程監理合同對工程項目實施監理,對承包商的工程行為進行監督管理,同時一般要求監督與幫助結合。監理人員運用好自身的專業知識與管理技能,為施工單位提供建設性意見,同時采納施工單位提供的合理化建議。監理不僅要發現問題、提出問題,而且要善于協助施工單位解決問題。最后,由于承包商對監理程序和要求不熟悉,不做好溝通就可能引起承包商對監理工作的對抗。為了減少對抗、消除爭執,監理工程師應鼓勵承包商將項目實施狀況、實施結果以及遇到的困難和意見向他匯報,雙方了解得越多越深刻,爭執就越少,共同實現項目的總目標。
    

5施工單位與設計單位、供應單位的溝通

    施工單位應在設計交底、圖紙會審、設計洽商與變更、地基處理、隱蔽工程驗收和交工驗收等環節與設計單位密切配合,同時應接受業主和監理單位對雙方的協調。建設項目開工之前,施工單位要主動溝通了解設計的進展情況。在設計交底和圖紙會審工作中,施工單位應與設計單位進行深層次交流,準確把握設計,對設計與施工不吻合或設計中的隱含問題應及時予以澄清和落實;對于一些爭議性問題,應利用業主與監理工程師的職能,避免正面沖突。施工過程中,施工單位應注重與設計單位的溝通,將設計與施工方面的矛盾消息及時反饋給設計方,主動與設計單位磋商,協助設計方妥善處理設計與施工之間的不符或矛盾,積極支持設計單位的工作,同時也爭取設計單位的支持。
    總之,公路工程項目各參與成員間的協調溝通既是公路項目管理水平的具體體現,直接影響到各方的經濟效益,也在很大程度上決定了公路項目最終各目標的實現與否。公路工程項目建設過程中,各參與方只有將各項協調溝通措施有機地融為一體,協調一致、齊心協力、步調一致,解決掉經常性的利益沖突,才能實現既定目標,順利完成公路工程建設任務。